Checklist bàn giao container khi mua

Việc mua container là một khoản đầu tư không nhỏ cho cá nhân và doanh nghiệp. Để đảm bảo nhận được sản phẩm đúng chất lượng, đúng giá trị, checklist bàn giao container khi mua là công cụ không thể thiếu. Một bản kiểm tra chi tiết giúp bạn phát hiện sớm các khuyết điểm, tránh tranh chấp và bảo vệ quyền lợi của mình. Hưng Phát Container chia sẻ bộ checklist chuẩn chuyên nghiệp để khách hàng yên tâm khi nhận container.

Chuẩn bị trước khi bàn giao container

Trước khi đến điểm bàn giao, bạn cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan bao gồm hợp đồng mua bán đã ký kết, phiếu đặt cọc hoặc thanh toán, bản thiết kế hoặc báo giá đã thống nhất, cùng giấy tờ tùy thân để xác nhận danh tính. Ngoài ra, nên in sẵn checklist để đối chiếu từng hạng mục một cách có hệ thống.

Về công cụ kiểm tra, bạn nên mang theo thước dây để đo kích thước, đèn pin soi các góc tối trong container, camera hoặc điện thoại để chụp ảnh ghi nhận, bút ghi chép và máy đo độ ẩm nếu có thể. Những công cụ này giúp việc kiểm tra trở nên chính xác và có bằng chứng rõ ràng.

Trong buổi bàn giao, nên có ít nhất hai đến ba người đại diện bên mua tham gia, bao gồm người ra quyết định mua, kỹ thuật viên hoặc thợ hiểu về container, và người chụp ảnh ghi chép. Nhiều người kiểm tra cùng lúc sẽ giúp phát hiện kỹ càng hơn các vấn đề tiềm ẩn mà một người có thể bỏ sót.

Kiểm tra kích thước và thông số cơ bản

Checklist bàn giao container khi mua bắt đầu từ việc xác nhận các thông số kỹ thuật cơ bản. Bạn cần kiểm tra chiều dài, rộng, cao có đúng như đã đặt hàng hay không, thường là container 20 feet dài khoảng 6 mét hoặc container 40 feet dài khoảng 12 mét. Số serial hoặc số container phải khớp với giấy tờ, năm sản xuất ghi trên thành container cần rõ ràng, và màu sơn phải đúng với yêu cầu ban đầu.

Việc dùng thước đo để đối chiếu chính xác là rất quan trọng, không nên chỉ ước lượng bằng mắt thường vì sai số có thể lên đến vài chục centimet. Nếu phát hiện kích thước không khớp, cần yêu cầu nhà cung cấp giải trình và xem xét lại hợp đồng để tìm giải pháp phù hợp.

Kiểm tra kết cấu thép và khung xương container

Kết cấu thép là phần quan trọng nhất quyết định độ bền và an toàn của container. Bạn cần quan sát kỹ các góc container xem có bị biến dạng, méo mó hay không, vì đây là những điểm chịu lực lớn nhất. Khung thép không được có vết nứt hoặc gãy, các cột trụ phải đứng thẳng không lệch, còn xà ngang và xà dọc không được bị võng.

Đặc biệt chú ý đến các mối hàn, chúng phải chắc chắn, đều đặn và không có vết nứt. Bạn có thể gõ nhẹ vào các vị trí nghi ngờ để phát hiện phần rỗng hoặc yếu bên trong. Nếu phát hiện âm thanh khác thường hoặc độ rung bất thường, cần yêu cầu kiểm tra kỹ hơn vì đó có thể là dấu hiệu của hư hỏng cấu trúc.

Kiểm tra tường, mái và cửa container

Tường và mái container cần được kiểm tra kỹ lưỡng vì chúng bảo vệ hàng hóa và không gian bên trong khỏi thời tiết. Không được có lỗ thủng hay rách trên bề mặt, cũng không nên có vết lõm sâu làm ảnh hưởng đến cấu trúc. Tấm tôn có thể có một số vết gỉ sét nhỏ nếu là container cũ, nhưng không được gỉ sét trầm trọng đến mức ảnh hưởng độ bền. Mái container đặc biệt quan trọng, bạn cần quan sát xem có vết nước rỉ hay không, và các mối nối phải kín không có khe hở.

Cửa container cần đóng mở dễ dàng không bị kẹt, bản lề không bị hoen gỉ và hoạt động trơn tru. Hệ thống kẹp khóa phải cài chặt không lỏng lẻo, gioăng cao su còn nguyên và đàn hồi tốt để đảm bảo không bị thấm nước. Bạn nên thử đóng mở cửa nhiều lần, kiểm tra xem có bất kỳ âm thanh lạ hay hiện tượng kẹt nào không.

Kiểm tra sơn phủ và bề mặt bên ngoài

Lớp sơn không chỉ có tác dụng thẩm mỹ mà còn bảo vệ container khỏi gỉ sét và ăn mòn. Checklist bàn giao container khi mua cần bao gồm việc kiểm tra sơn phủ có đều không, có bị bong tróc hay không. Màu sắc phải đồng đều như đã cam kết trong hợp đồng, không có vết sơn loang lổ hoặc phồng rộp báo hiệu sơn kém chất lượng hoặc thi công không đạt chuẩn.

Nếu container có in logo hoặc chữ theo yêu cầu, cần kiểm tra xem chúng có rõ ràng, đúng thiết kế và vị trí đã thống nhất hay không. Với container mới, lớp sơn phải mịn màng và bóng, còn container đã qua sử dụng có thể có một số vết xước nhỏ là chấp nhận được nhưng không nên quá nhiều làm giảm tính thẩm mỹ và khả năng chống gỉ.

Kiểm tra sàn và nội thất bên trong

Sàn container chịu toàn bộ trọng lượng hàng hóa nên cần kiểm tra đặc biệt kỹ lưỡng. Sàn phải phẳng không bị võng hay lún, nếu là sàn gỗ thì gỗ phải còn tốt không mục nát hay bị mối mọt. Với sàn thép, không được có hiện tượng gỉ sét hoặc thủng lỗ, cũng không được có vết nước đọng báo hiệu khả năng thoát nước kém. Bạn nên đi thử lên sàn và giậm mạnh để kiểm tra độ chắc chắn, nếu sàn rung lắc hoặc kêu cọt kẹt thì có vấn đề.

Bên trong container, tường và trần cần phẳng không lồi lõm bất thường, không có vết gỉ sét bám nhiều, và trần không được có dấu hiệu rò rỉ nước mưa. Các mối hàn bên trong cần gọn gàng và container không nên có mùi hôi hoặc mốc vì điều này cho thấy có thể đã bị ngập nước hoặc lưu trữ hàng hóa có mùi trước đó. Dùng đèn pin soi vào các góc tối để phát hiện những khuyết điểm mà ánh sáng thường không chiếu đến.

Kiểm tra hệ thống cải tạo đặc biệt

Nếu container được cải tạo thêm cửa sổ, cửa phụ hoặc hệ thống thông gió, bạn cần kiểm tra kỹ càng từng chi tiết. Kích thước các cửa mở phải đúng thiết kế, khung cửa chắc chắn không lỏng, kính không bị nứt vỡ và lưới chống muỗi còn nguyên vẹn. Tất cả các cửa này phải đóng mở dễ dàng và khít với khung để tránh thấm nước khi mưa.

Với container có lắp điện, checklist bàn giao container khi mua phải bao gồm việc kiểm tra tủ điện hoạt động bình thường, công tắc và ổ cắm đầy đủ theo yêu cầu, dây điện được bố trí an toàn gọn gàng không có đoạn nào hở hoặc chập chờn. Đèn chiếu sáng cần sáng đều và không có hiện tượng nhấp nháy. Bạn nên thử bật tắt tất cả công tắc và thiết bị điện để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.

Hệ thống thông gió vent rất quan trọng đối với container kho hoặc container dùng làm không gian sống. Số lượng vent phải đúng như cam kết, vị trí lắp đặt hợp lý tạo luồng không khí đối lưu, vent hoạt động trơn tru không bị tắc nghẽn và có lưới chắn côn trùng nguyên vẹn. Nếu container có hệ thống cách nhiệt, tấm cách nhiệt phải được lắp kín không có khe hở, độ dày đúng tiêu chuẩn cam kết và lớp ốp trang trí bên trong chắc chắn không bị bong tróc.

Kiểm tra giấy tờ và chính sách bảo hành

Phần giấy tờ trong checklist bàn giao container khi mua cũng quan trọng không kém phần kiểm tra thực tế. Bạn cần nhận đầy đủ hóa đơn VAT đúng số tiền đã thanh toán, phiếu xuất kho, giấy cam kết chất lượng và chứng nhận nguồn gốc xuất xứ. Nếu container có cải tạo phức tạp, cần có bản vẽ thiết kế chi tiết để làm cơ sở cho việc sửa chữa hoặc nâng cấp sau này.

Chính sách bảo hành cần được xác nhận rõ ràng về thời gian, thường là từ 12 đến 24 tháng tùy nhà cung cấp. Phạm vi bảo hành bao gồm những gì như kết cấu, hệ thống điện, cửa hay toàn bộ container cần được ghi chép cụ thể. Điều kiện bảo hành và các trường hợp không được bảo hành phải minh bạch để tránh tranh chấp sau này. Thông tin liên hệ bảo hành, hotline hỗ trợ khẩn cấp và cam kết hỗ trợ kỹ thuật đều cần được cung cấp đầy đủ.

Ngoài ra, bạn nên nhận sổ tay hướng dẫn sử dụng, lịch trình bảo dưỡng định kỳ, danh sách phụ tùng thay thế và thông tin nhà cung cấp linh kiện. Những tài liệu này sẽ rất hữu ích trong quá trình sử dụng và bảo trì container lâu dài.

Ghi nhận và xử lý phát sinh

Trong suốt quá trình bàn giao, việc chụp ảnh và quay video là vô cùng quan trọng. Bạn nên chụp toàn cảnh container từ nhiều góc độ khác nhau, chụp chi tiết các vị trí quan trọng như cửa, khóa, góc container, sàn và hệ thống điện. Quay video kiểm tra từng hạng mục sẽ tạo ra bằng chứng rõ ràng hơn, đặc biệt là quay video thử đóng mở cửa, bật tắt điện và kiểm tra các chức năng. Nếu phát hiện bất kỳ khuyết điểm nào, cần chụp ảnh cận cảnh để làm bằng chứng và lưu trữ đầy đủ các tài liệu này để đối chiếu khi cần thiết.

Khi phát hiện lỗi hoặc điểm không đạt yêu cầu, bạn cần ghi nhận chi tiết vào biên bản bàn giao và trao đổi ngay với đại diện nhà cung cấp. Hai bên cần thống nhất giải pháp xử lý cụ thể, có thể là sửa chữa ngay, giảm giá bán hoặc thậm chí đổi sang container khác nếu lỗi quá nghiêm trọng. Thời gian xử lý cần được ấn định rõ ràng và cả hai bên ký xác nhận thỏa thuận để tránh tranh chấp. Lưu ý quan trọng là bạn không nên nhận container nếu lỗi quá nghiêm trọng ảnh hưởng đến an toàn sử dụng hoặc mục đích sử dụng chính.

Biên bản bàn giao và cam kết

Biên bản bàn giao là văn bản pháp lý quan trọng xác nhận quá trình kiểm tra và bàn giao container. Biên bản chuẩn cần có đầy đủ thông tin hai bên mua bán, mô tả chi tiết về container bao gồm kích thước, số serial, màu sắc và tình trạng thực tế. Kết quả kiểm tra theo từng hạng mục trong checklist bàn giao container khi mua cần được ghi nhận đầy đủ, các phát sinh nếu có và cách xử lý đã thống nhất cũng phải được ghi rõ.

Biên bản cần có xác nhận về việc đã nhận đủ giấy tờ, bảo hành và hướng dẫn sử dụng, kèm theo chữ ký và họ tên đại diện hai bên. Biên bản nên lập tối thiểu hai bản, mỗi bên giữ một bản làm bằng chứng pháp lý khi có tranh chấp. Việc lập biên bản cẩn thận giúp bảo vệ quyền lợi của cả người mua và người bán.