Các lỗi khách hàng hay mắc khi trả container thuê

Thuê container là giải pháp linh hoạt và tiết kiệm được nhiều doanh nghiệp và cá nhân lựa chọn cho nhu cầu tạm thời. Tuy nhiên, việc trả lại container khi hết hạn thuê thường là lúc xảy ra nhiều vấn đề nếu bạn không chuẩn bị kỹ càng. Các lỗi khách hàng hay mắc khi trả container thuê có thể khiến bạn mất tiền cọc, phải chi trả thêm chi phí sửa chữa hoặc gây tranh chấp với đơn vị cho thuê. Hưng Phát Container chia sẻ những sai lầm phổ biến nhất và cách tránh chúng để quá trình trả container diễn ra suôn sẻ, bảo vệ quyền lợi của bạn.

Lỗi không lưu giữ biên bản bàn giao ban đầu

Một trong các lỗi khách hàng hay mắc khi trả container thuê nghiêm trọng nhất là không giữ lại biên bản bàn giao ban đầu hoặc các hình ảnh ghi nhận tình trạng container khi nhận. Nhiều người nghĩ rằng sau khi nhận container và thanh toán xong thì không cần lưu giữ giấy tờ nữa, đây là suy nghĩ sai lầm có thể gây thiệt hại lớn.

Biên bản bàn giao ban đầu là bằng chứng quan trọng nhất để chứng minh tình trạng container lúc bạn nhận. Nó ghi chép chi tiết các khuyết điểm có sẵn như vết xước, vết lõm, gỉ sét hoặc hư hỏng nhỏ đã tồn tại trước khi bạn sử dụng. Khi trả container, đơn vị cho thuê sẽ đối chiếu tình trạng hiện tại với biên bản này để xác định những hư hỏng nào do bạn gây ra và những hư hỏng nào đã có sẵn.

Nếu không có biên bản hoặc hình ảnh ban đầu, bạn sẽ rất khó chứng minh rằng những hư hỏng nhất định không phải do mình gây ra. Đơn vị cho thuê có thể quy tất cả hư hỏng hiện có cho bạn và yêu cầu chi trả chi phí sửa chữa hoặc giữ lại tiền cọc. Cách tránh lỗi này là luôn yêu cầu lập biên bản chi tiết khi nhận container, chụp ảnh từ nhiều góc độ và lưu trữ cẩn thận tất cả tài liệu trong suốt thời gian thuê.

Lỗi không vệ sinh sạch sẽ trước khi trả

Việc trả lại container bẩn hoặc còn nhiều rác thải là một trong các lỗi khách hàng hay mắc khi trả container thuê phổ biến nhất. Nhiều người nghĩ rằng đơn vị cho thuê sẽ tự dọn dẹp container sau khi nhận lại, nhưng thực tế hầu hết hợp đồng thuê đều quy định khách hàng phải trả lại container trong tình trạng sạch sẽ như ban đầu.

Container còn rác thải, bụi bẩn, vết dầu mỡ hoặc mùi khó chịu sẽ bị đơn vị cho thuê tính phí vệ sinh hoặc giữ lại một phần tiền cọc. Chi phí vệ sinh do đơn vị cho thuê thực hiện thường cao gấp 2-3 lần so với việc bạn tự làm, có thể từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng tùy mức độ bẩn. Nếu container có chứa hóa chất hoặc chất thải đặc biệt, chi phí xử lý có thể lên đến hàng chục triệu đồng.

Cách tránh lỗi này là lập kế hoạch vệ sinh container trước khi trả ít nhất 1-2 ngày. Quét sạch bụi bẩn, lau chùi vết dơ, loại bỏ hoàn toàn rác thải và kiểm tra kỹ các góc khuất. Nếu container có mùi, nên dùng dung dịch khử mùi hoặc để thông gió vài ngày trước khi trả. Chụp ảnh container sau khi vệ sinh xong để có bằng chứng bạn đã trả lại trong tình trạng sạch sẽ.

Lỗi trả muộn hạn không báo trước

Trả container muộn so với hạn trong hợp đồng mà không thông báo trước cho đơn vị cho thuê là lỗi trong các lỗi khách hàng hay mắc khi trả container thuê gây tốn kém không đáng có. Hầu hết hợp đồng thuê container đều có điều khoản phạt về việc trả muộn, thường là phạt theo ngày với mức từ 50,000 đến 200,000 đồng mỗi ngày tùy loại container và thỏa thuận.

Nhiều khách hàng nghĩ rằng trả muộn vài ngày không sao hoặc đơn vị cho thuê sẽ thông cảm, nhưng thực tế việc trả muộn ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của đơn vị cho thuê. Họ có thể đã có khách hàng khác chờ thuê container đó và việc trả muộn khiến họ mất cơ hội kinh doanh. Do đó, phí phạt trả muộn được áp dụng nghiêm túc trong hầu hết các trường hợp.

Để tránh lỗi này, bạn cần theo dõi chặt chẽ thời hạn thuê và lên kế hoạch trả container sớm trước ngày đến hạn ít nhất 3-5 ngày để có thời gian chuẩn bị. Nếu có lý do bất khả kháng cần gia hạn, hãy liên hệ với đơn vị cho thuê như Hưng Phát Container sớm nhất có thể, tốt nhất là trước 7-10 ngày. Phần lớn đơn vị cho thuê sẽ linh hoạt nếu bạn thông báo trước và có lý do hợp lý, nhưng việc thông báo muộn hoặc trả muộn không báo thường không được chấp nhận.

Lỗi không sửa chữa hư hỏng do mình gây ra

Không sửa chữa hoặc cố tình che giấu những hư hỏng xảy ra trong thời gian thuê là một trong các lỗi khách hàng hay mắc khi trả container thuê có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Trong quá trình sử dụng, container có thể bị va đập, trầy xước, thủng hoặc hư hỏng cửa do các hoạt động bốc dỡ hàng hoặc sự cố bất ngờ.

Nhiều khách hàng nghĩ rằng nếu không nói ra thì đơn vị cho thuê sẽ không phát hiện, hoặc nghĩ rằng những hư hỏng nhỏ không quan trọng. Tuy nhiên, đơn vị cho thuê có nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo để kiểm tra kỹ lưỡng container khi nhận lại, họ sẽ phát hiện hầu hết các hư hỏng. Khi phát hiện hư hỏng mà khách hàng không báo trước, đơn vị cho thuê có quyền giữ toàn bộ tiền cọc và yêu cầu bồi thường thêm nếu chi phí sửa chữa vượt quá tiền cọc.

Cách đúng đắn là nếu gây ra bất kỳ hư hỏng nào trong quá trình sử dụng, hãy liên hệ ngay với đơn vị cho thuê để thông báo và tìm giải pháp. Bạn có thể tự sửa chữa bằng thợ uy tín hoặc để đơn vị cho thuê sửa và trừ vào tiền cọc. Việc trung thực và chủ động thường được đánh giá cao hơn là che giấu, và chi phí thực tế có thể thấp hơn bạn nghĩ. Hưng Phát Container luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng tìm giải pháp sửa chữa hợp lý nhất.

Lỗi không chuẩn bị đầy đủ giấy tờ

Thiếu hoặc mất giấy tờ liên quan đến hợp đồng thuê là lỗi trong các lỗi khách hàng hay mắc khi trả container thuê gây khó khăn và kéo dài quá trình bàn giao. Khi trả container, bạn cần xuất trình nhiều giấy tờ như hợp đồng thuê gốc, biên bản bàn giao ban đầu, phiếu thanh toán tiền thuê và tiền cọc, cùng các giấy tờ liên quan khác.

Một số khách hàng không bảo quản cẩn thận giấy tờ, dẫn đến lúc trả container không tìm thấy. Điều này gây khó khăn trong việc xác minh thông tin, đối chiếu điều khoản hợp đồng và tính toán các khoản thanh toán. Đơn vị cho thuê có thể từ chối nhận lại container hoặc yêu cầu bạn làm thủ tục bổ sung mất thời gian và có thể phát sinh chi phí hành chính.

Để tránh lỗi này, hãy lưu trữ tất cả giấy tờ liên quan đến thuê container trong một file hoặc folder riêng ngay từ đầu. Nên scan hoặc chụp ảnh tất cả giấy tờ quan trọng lưu trữ điện tử để phòng trường hợp mất bản giấy. Trước khi đến ngày trả container, kiểm tra lại xem có đầy đủ giấy tờ cần thiết hay không và chuẩn bị sẵn để mang theo khi bàn giao.

Lỗi không đọc kỹ điều khoản trả container trong hợp đồng

Không đọc kỹ hoặc không hiểu rõ các điều khoản về trả container trong hợp đồng thuê là một trong các lỗi khách hàng hay mắc khi trả container thuê phổ biến nhất. Nhiều người ký hợp đồng một cách nhanh chóng mà không chú ý đến phần quy định về điều kiện trả container, phí phạt và quy trình bàn giao.

Mỗi đơn vị cho thuê có thể có quy định khác nhau về tình trạng container cần đạt khi trả lại, thời gian thông báo trước khi trả, địa điểm trả container và các điều khoản phạt. Một số hợp đồng yêu cầu container phải được vệ sinh chuyên nghiệp, một số yêu cầu phải thông báo trước 7 ngày, một số chỉ chấp nhận trả container tại địa điểm nhất định. Nếu không biết rõ các quy định này, bạn có thể vi phạm hợp đồng mà không hay biết.

Cách tránh lỗi này là dành thời gian đọc kỹ toàn bộ hợp đồng trước khi ký, đặc biệt chú ý phần về quy trình và điều kiện trả container. Nếu có điều khoản nào không rõ, hãy hỏi nhân viên của đơn vị cho thuê để được giải thích cụ thể. Ghi chú lại hoặc đánh dấu những điều khoản quan trọng để nhớ thực hiện khi đến thời điểm trả container. Nên đọc lại hợp đồng trước khi trả container khoảng 1-2 tuần để chuẩn bị đầy đủ.

Lỗi không kiểm tra kỹ trước khi bàn giao

Bàn giao container mà không tự kiểm tra kỹ lưỡng trước là lỗi trong các lỗi khách hàng hay mắc khi trả container thuê có thể gây bất lợi cho bạn. Một số khách hàng nghĩ rằng chỉ cần đưa container về địa điểm quy định là xong, nhưng thực tế bạn cần kiểm tra kỹ container trước khi nhân viên của đơn vị cho thuê kiểm tra.

Việc tự kiểm tra giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề có thể khắc phục như còn rác nhỏ bỏ sót, cửa bị kẹt hoặc các khuyết điểm khác. Nếu nhân viên đơn vị cho thuê phát hiện trước, họ sẽ ghi nhận vào biên bản và bạn khó có cơ hội sửa chữa ngay. Hơn nữa, khi tự kiểm tra trước, bạn có thể chụp ảnh ghi nhận tình trạng tốt của container làm bằng chứng.

Cách tránh lỗi này là dành ít nhất 30-60 phút kiểm tra kỹ container trước khi bàn giao. Kiểm tra từ ngoài vào trong, từ trên xuống dưới, mở đóng cửa nhiều lần để đảm bảo hoạt động tốt. Chụp ảnh hoặc quay video toàn bộ container từ nhiều góc độ với timestamp rõ ràng. Chuẩn bị sẵn bộ công cụ nhỏ như chổi, khăn lau để có thể xử lý ngay những vấn đề nhỏ nếu phát hiện.

Lỗi không có người chứng kiến khi bàn giao

Trả container mà chỉ có một mình hoặc không có người chứng kiến độc lập là một trong các lỗi khách hàng hay mắc khi trả container thuê có thể gây tranh chấp sau này. Trong quá trình bàn giao, việc đánh giá tình trạng container có thể có những quan điểm khác nhau giữa bạn và nhân viên đơn vị cho thuê về mức độ hư hỏng hoặc vệ sinh.

Nếu chỉ có hai bên và xảy ra bất đồng, bạn sẽ rất khó chứng minh quan điểm của mình vì không có bên thứ ba làm chứng. Một số trường hợp, nhân viên đơn vị cho thuê có thể ghi nhận không chính xác hoặc quá khắt khe về tình trạng container, nhưng bạn không có cách nào phản bác hiệu quả.

Để tránh lỗi này, nên có ít nhất một người thứ ba đi cùng khi bàn giao container, có thể là đồng nghiệp, bạn bè hoặc người có kinh nghiệm về container. Người này có thể làm chứng về tình trạng thực tế của container và quy trình bàn giao có được thực hiện công bằng hay không. Tốt nhất nên quay video toàn bộ quá trình bàn giao với âm thanh ghi lại các trao đổi, đây là bằng chứng mạnh nhất nếu có tranh chấp sau này.