Checklist bàn giao khi thuê container

Thuê container đang trở thành giải pháp linh hoạt và tiết kiệm cho nhiều doanh nghiệp và cá nhân có nhu cầu sử dụng tạm thời. Tuy nhiên, để tránh những rủi ro không đáng có và bảo vệ quyền lợi của mình, việc có một checklist bàn giao khi thuê container chi tiết là vô cùng cần thiết. Bộ checklist này không chỉ giúp bạn xác nhận tình trạng container trước khi nhận mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng khi trả lại container sau khi hết hạn thuê. Hưng Phát Container chia sẻ kinh nghiệm và hướng dẫn cụ thể để khách hàng yên tâm trong suốt quá trình thuê.

Chuẩn bị trước buổi bàn giao container thuê

Trước khi đến điểm bàn giao, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ liên quan để quá trình diễn ra thuận lợi. Hợp đồng thuê container đã ký kết là tài liệu quan trọng nhất cần mang theo, kèm theo đó là phiếu đặt cọc hoặc thanh toán tiền thuê, giấy tờ tùy thân để xác nhận danh tính và bản checklist đã in sẵn để đối chiếu từng hạng mục một cách có hệ thống.

Về công cụ hỗ trợ kiểm tra, bạn nên trang bị thước dây để đo kích thước chính xác, đèn pin để soi các góc tối bên trong container, camera hoặc điện thoại có chức năng chụp ảnh tốt để ghi nhận tình trạng thực tế, bút và giấy ghi chép những điểm cần lưu ý. Nếu có thể, máy đo độ ẩm sẽ giúp bạn đánh giá môi trường bên trong container chính xác hơn, đặc biệt quan trọng nếu bạn dự định lưu trữ hàng hóa nhạy cảm.

Trong buổi bàn giao, nên có ít nhất hai người đại diện bên thuê tham gia để kiểm tra được toàn diện. Một người có kinh nghiệm về container hoặc am hiểu kỹ thuật sẽ phát hiện được những vấn đề tiềm ẩn mà người thường khó nhận ra. Người thứ hai có thể đảm nhận việc chụp ảnh, ghi chép và làm nhân chứng cho quá trình bàn giao, giúp tạo ra bộ hồ sơ hoàn chỉnh phục vụ cho việc đối chiếu sau này.

Kiểm tra thông tin cơ bản và giấy tờ thuê

Checklist bàn giao khi thuê container bắt đầu với việc xác minh các thông tin cơ bản trong hợp đồng thuê. Bạn cần đối chiếu số serial hoặc mã số container ghi trên thân container với thông tin trong hợp đồng để đảm bảo đúng chiếc đã đặt thuê. Kích thước container phải chính xác như cam kết, thường là 20 feet hoặc 40 feet, và bạn nên dùng thước đo để kiểm tra thực tế thay vì chỉ tin vào mắt thường.

Thời hạn thuê ghi trong hợp đồng cần được xác nhận rõ ràng, bao gồm ngày bắt đầu thuê, ngày kết thúc và các điều khoản gia hạn nếu có. Giá thuê và phương thức thanh toán phải minh bạch, bạn cần biết rõ mình trả tiền theo tháng hay theo năm, có phải đóng tiền cọc không và số tiền cọc là bao nhiêu. Tiền cọc thường bằng một đến hai tháng tiền thuê, tùy thuộc vào chính sách của từng đơn vị cho thuê.

Chính sách về bảo trì và sửa chữa trong thời gian thuê cần được làm rõ ngay từ đầu. Bạn cần biết ai chịu trách nhiệm bảo trì định kỳ, ai sẽ chi trả chi phí sửa chữa khi có hư hỏng và những hư hỏng nào thuộc trách nhiệm của bên thuê, những hư hỏng nào do bên cho thuê đảm nhận. Điều này rất quan trọng để tránh tranh chấp về chi phí sau này.

Kiểm tra kết cấu bên ngoài container

Khi bắt đầu kiểm tra thực tế, phần kết cấu bên ngoài là điều đầu tiên cần chú ý trong checklist bàn giao khi thuê container. Khung thép và các góc container phải được quan sát kỹ lưỡng để phát hiện bất kỳ dấu hiệu biến dạng, méo mó hay nứt gãy nào. Những khuyết điểm này không chỉ ảnh hưởng đến độ bền mà còn có thể gây nguy hiểm trong quá trình sử dụng, đặc biệt nếu bạn cần xếp chồng nhiều container lên nhau.

Tường và mái container cần được kiểm tra từng phần để đảm bảo không có lỗ thủng, vết rách hay vết lõm nghiêm trọng. Một số vết trầy xước nhỏ hoặc vết lõm nông là chấp nhận được với container cho thuê, nhưng những hư hỏng lớn có thể gây rò rỉ nước mưa hoặc ảnh hưởng đến khả năng bảo quản hàng hóa bên trong. Tình trạng gỉ sét cần được đánh giá cẩn thận, vì gỉ sét nhẹ ở bề mặt có thể chấp nhận được nhưng gỉ sét ăn sâu vào kết cấu sẽ làm giảm tuổi thọ và độ an toàn của container.

Lớp sơn bên ngoài container cho thuê thường không được mới hoàn toàn như container mua, nhưng cần đảm bảo không bị bong tróc quá nhiều hoặc bị loang lổ xấu. Điều quan trọng là lớp sơn vẫn đủ khả năng bảo vệ thép khỏi ăn mòn. Bạn cần chụp ảnh chi tiết tất cả các vị trí có khuyết điểm để làm bằng chứng, tránh trường hợp bị quy trách nhiệm cho những hư hỏng sẵn có khi trả container.

Kiểm tra hệ thống cửa và khóa

Hệ thống cửa container là bộ phận được sử dụng nhiều nhất nên cần kiểm tra đặc biệt kỹ lưỡng trong checklist bàn giao khi thuê container. Cửa phải đóng mở trơn tru không bị kẹt hay cần dùng quá nhiều lực, vì điều này không chỉ gây khó khăn trong sử dụng hàng ngày mà còn có thể dẫn đến hư hỏng nhanh hơn. Bản lề cửa cần được kiểm tra xem có bị gỉ sét hay mòn không, chúng phải đủ chắc chắn để đỡ trọng lượng cửa mà không bị võng hay lung lay.

Hệ thống khóa và kẹp cửa phải hoạt động tốt, các thanh kẹp phải cài chặt vào khung và có thể đóng mở dễ dàng nhưng đủ chắc chắn để giữ cửa kín. Gioăng cao su quanh cửa đóng vai trò quan trọng trong việc chống thấm nước, nên bạn cần kiểm tra xem gioăng có còn đàn hồi không, có bị nứt hay bong ra khỏi khung không. Nếu gioăng đã hỏng, nước mưa có thể thấm vào bên trong và làm hư hại hàng hóa.

Bạn nên thử đóng mở cửa nhiều lần để đảm bảo không có vấn đề gì, đồng thời kiểm tra xem khi đóng kín cửa có còn khe hở nào nhìn thấy ánh sáng từ bên ngoài không. Nếu có ánh sáng lọt qua, đó là dấu hiệu cửa không kín hoặc gioăng đã hỏng, cần yêu cầu bên cho thuê sửa chữa trước khi nhận container.

Kiểm tra sàn và không gian bên trong

Sàn container chịu toàn bộ trọng lượng hàng hóa nên việc kiểm tra sàn trong checklist bàn giao khi thuê container vô cùng quan trọng. Sàn phải phẳng và chắc chắn, không có hiện tượng võng hoặc lún xuống khi bạn đi lên. Với container có sàn gỗ, bạn cần kiểm tra xem gỗ có bị mục nát, bị mối mọt hay có mùi ẩm mốc không. Sàn thép thì cần chú ý đến tình trạng gỉ sét và xem có bị thủng lỗ ở đâu không.

Để kiểm tra độ chắc chắn của sàn, bạn nên đi khắp bề mặt sàn và giậm nhẹ ở nhiều vị trí khác nhau. Nếu nghe thấy tiếng kêu cọt kẹt hoặc cảm thấy sàn rung lắc bất thường, đó là dấu hiệu sàn có vấn đề và cần được kiểm tra kỹ hơn. Sàn container thuê có thể có một số vết trầy xước hoặc vết bẩn do sử dụng trước đó, điều này có thể chấp nhận được nhưng không nên có hư hỏng cấu trúc.

Tường và trần bên trong container cần kiểm tra xem có vết nước rỉ, vết ẩm mốc hay gỉ sét không. Dùng đèn pin soi vào các góc tối để phát hiện những khuyết điểm mà ánh sáng thường không chiếu đến được. Mùi bên trong container cũng cho biết nhiều thông tin, nếu có mùi ẩm mốc nặng hoặc mùi hóa chất lạ, bạn nên cân nhắc vì điều này có thể ảnh hưởng đến hàng hóa bạn dự định chứa.

Kiểm tra hệ thống bổ sung nếu có

Nếu bạn thuê container đã được cải tạo với các tính năng bổ sung, checklist bàn giao khi thuê container cần bao gồm cả việc kiểm tra các hệ thống này. Hệ thống điện nếu có cần được kiểm tra kỹ lưỡng, bao gồm tủ điện, công tắc, ổ cắm và đèn chiếu sáng. Bạn nên bật thử tất cả các thiết bị điện để đảm bảo chúng hoạt động bình thường, không có hiện tượng chập điện hay rò điện gây nguy hiểm.

Hệ thống thông gió vent rất quan trọng nếu bạn dự định lưu trữ hàng hóa trong thời gian dài. Các vent cần hoạt động tốt, không bị tắc nghẽn và có lưới chắn côn trùng nguyên vẹn. Bạn có thể kiểm tra bằng cách đặt tay gần vent để cảm nhận luồng không khí, hoặc quan sát xem có bụi bẩn tích tụ quá nhiều làm ảnh hưởng đến khả năng thông gió không.

Nếu container có hệ thống cách nhiệt, bạn cần kiểm tra tấm cách nhiệt có được lắp kín không, có bị bong tróc hay hư hỏng không. Lớp ốp trang trí bên trong nếu có cũng cần được kiểm tra để đảm bảo chắc chắn và thẩm mỹ. Với container có điều hòa, cần thử máy hoạt động có tốt không, làm lạnh có hiệu quả không và có tiếng ồn bất thường nào không.

Chụp ảnh và ghi nhận chi tiết

Việc chụp ảnh và quay video trong quá trình bàn giao là phần không thể thiếu của checklist bàn giao khi thuê container. Bạn cần chụp toàn cảnh container từ bốn góc khác nhau để có cái nhìn tổng thể về tình trạng bên ngoài. Chụp cận cảnh từng khuyết điểm như vết lõm, vết gỉ, lỗ thủng hoặc bất kỳ hư hỏng nào bạn phát hiện được, đảm bảo ảnh rõ nét và có thể nhận biết được vị trí chính xác.

Bên trong container, bạn nên chụp ảnh sàn, tường, trần và các góc từ nhiều góc độ. Chụp chi tiết hệ thống cửa, khóa, bản lề và gioăng cao su. Nếu có các hệ thống bổ sung như điện, vent hay cách nhiệt, cũng cần chụp ảnh ghi nhận tình trạng của chúng. Việc quay video sẽ tạo ra bằng chứng động, giúp ghi lại quá trình kiểm tra một cách trực quan và toàn diện hơn.

Tất cả các hình ảnh và video này nên được lưu trữ cẩn thận với ghi chú về ngày giờ chụp và tình trạng cụ thể. Chúng sẽ là bằng chứng quan trọng khi bạn trả lại container, giúp bạn chứng minh những hư hỏng nào đã có sẵn và những hư hỏng nào xảy ra trong thời gian bạn thuê. Điều này bảo vệ bạn khỏi việc bị tính tiền sửa chữa không chính xác.

Biên bản bàn giao và thỏa thuận

Biên bản bàn giao là văn bản pháp lý xác nhận tình trạng container tại thời điểm nhận thuê. Biên bản cần ghi rõ thông tin đầy đủ của hai bên cho thuê và thuê, mô tả chi tiết về container bao gồm số serial, kích thước, màu sắc và đặc biệt là tình trạng thực tế tại thời điểm bàn giao. Tất cả các khuyết điểm phát hiện được trong quá trình kiểm tra theo checklist bàn giao khi thuê container phải được ghi nhận cụ thể vào biên bản.

Biên bản cần có phần xác nhận về các điều khoản quan trọng như thời hạn thuê, giá thuê, tiền cọc đã đóng, trách nhiệm bảo trì và điều kiện trả container. Nếu có bất kỳ thỏa thuận đặc biệt nào giữa hai bên cũng cần được ghi rõ. Cả hai bên phải ký tên và ghi rõ họ tên vào biên bản, đồng thời mỗi bên giữ một bản gốc để làm căn cứ pháp lý khi cần thiết.