Thủ tục hợp đồng thuê container - Hướng dẫn toàn diện cho người thuê

Thuê container đang trở thành giải pháp linh hoạt và tiết kiệm chi phí cho nhiều doanh nghiệp và cá nhân có nhu cầu sử dụng tạm thời. Để đảm bảo quyền lợi và tránh rủi ro pháp lý, việc nắm rõ thủ tục hợp đồng thuê container là vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước trong quy trình thuê container, giúp bạn thực hiện giao dịch một cách an toàn và chuyên nghiệp.

Các thành phần chính trong hợp đồng thuê container

Thông tin bên cho thuê và bên thuê

Hợp đồng phải ghi đầy đủ thông tin nhận dạng của cả hai bên. Bên cho thuê cần cung cấp tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện pháp luật và số điện thoại liên hệ.

Bên thuê cũng cần khai báo đầy đủ thông tin tương tự. Nếu là cá nhân, cần có họ tên, số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú và số điện thoại. Thông tin chính xác này đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng và thuận tiện cho việc liên lạc, thực hiện nghĩa vụ.

Mô tả chi tiết container cho thuê

Phần này cần ghi rõ loại container, kích thước, số lượng, số seri của từng container và năm sản xuất. Đặc biệt quan trọng là mô tả chi tiết tình trạng hiện tại của container tại thời điểm bàn giao.

Ghi rõ tình trạng kết cấu thép, mức độ rỉ sét, tình trạng sàn và cửa, khả năng chống thấm nước. Nếu container đã được sửa chữa, cải tạo hay sơn lại, cũng cần nêu rõ. Các hư hỏng nhỏ như vết lõm, trầy xước nên được ghi nhận để tránh hiểu lầm sau này.

Đối với container có trang thiết bị đi kèm như container văn phòng có điều hòa, bàn ghế, hệ thống điện hoặc container lạnh có máy làm lạnh, cần liệt kê đầy đủ các thiết bị này và tình trạng hoạt động. Nên đính kèm ảnh chụp vào phụ lục hợp đồng để minh chứng.

Thời hạn và điều khoản gia hạn

Hợp đồng cần ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc thời hạn thuê. Thời hạn thuê có thể là ngắn hạn từ 1-6 tháng, trung hạn từ 6-12 tháng hoặc dài hạn trên 1 năm.

Điều khoản gia hạn cũng rất quan trọng. Quy định rõ quy trình gia hạn hợp đồng, thời gian thông báo trước khi gia hạn và mức giá thuê khi gia hạn. Một số hợp đồng có điều khoản tự động gia hạn nếu bên thuê không thông báo chấm dứt trước thời hạn nhất định.

Nên thương lượng về quyền chấm dứt hợp đồng sớm trong trường hợp cần thiết. Một số đơn vị cho phép chấm dứt sớm với điều kiện thông báo trước một khoảng thời gian nhất định và có thể phải trả phí phạt hợp lý.

Giá thuê và phương thức thanh toán

Hợp đồng phải ghi rõ giá thuê container theo tháng hoặc theo năm, bằng số và bằng chữ. Cần làm rõ giá thuê bao gồm những chi phí gì như giá thuê thuần túy, phí bảo trì, phí vận chuyển ban đầu và các phí phát sinh khác.

Phương thức thanh toán cần được thỏa thuận cụ thể. Thông thường người thuê sẽ thanh toán tiền thuê theo định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý. Có thể thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng hoặc séc. Nếu chuyển khoản, cần có thông tin tài khoản chính xác.

Thời hạn thanh toán cũng cần rõ ràng, ví dụ thanh toán vào ngày đầu tiên của mỗi tháng hoặc trước ngày 5 hàng tháng. Quy định về phí phạt chậm thanh toán cũng nên được nêu rõ để tránh tranh chấp.

Tiền đặt cọc và điều kiện hoàn trả

Hầu hết hợp đồng thuê container đều yêu cầu người thuê đặt cọc một khoản tiền để đảm bảo thực hiện nghĩa vụ. Tiền cọc thường bằng 1-3 tháng tiền thuê tùy theo thời gian thuê và giá trị container.

Hợp đồng cần quy định rõ mục đích của tiền cọc, thường là để đảm bảo người thuê trả container đúng hạn, trong tình trạng tốt và thanh toán đầy đủ các khoản phí. Điều kiện hoàn trả tiền cọc cũng phải được nêu chi tiết.

Thông thường tiền cọc sẽ được hoàn trả đầy đủ nếu người thuê trả container đúng thời hạn, trong tình trạng tốt như ban đầu và không có khoản nợ nào. Nếu container bị hư hỏng, tiền cọc sẽ được trừ đi chi phí sửa chữa. Thời gian hoàn trả tiền cọc cũng nên được quy định, thường là trong vòng 7-15 ngày sau khi nghiệm thu trả container.

Quyền và nghĩa vụ của các bên

Nghĩa vụ của bên cho thuê

Bên cho thuê có nghĩa vụ giao container đúng loại, số lượng, chất lượng và đúng thời hạn đã thỏa thuận. Container phải ở tình trạng đảm bảo sử dụng được ngay, không có hư hỏng nghiêm trọng ảnh hưởng đến chức năng.

Cung cấp dịch vụ vận chuyển và lắp đặt container tại địa điểm do người thuê chỉ định nếu có thỏa thuận. Hướng dẫn người thuê về cách sử dụng và bảo quản container đúng cách, đặc biệt với các loại container có thiết bị kỹ thuật.

Thực hiện bảo trì, sửa chữa các hư hỏng do hao mòn tự nhiên hoặc lỗi kỹ thuật không do người thuê gây ra. Thời gian xử lý sự cố cần được cam kết cụ thể để đảm bảo không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của người thuê.

Cung cấp hóa đơn VAT hoặc chứng từ thanh toán hợp lệ cho từng kỳ thanh toán. Hoàn trả tiền cọc đúng hạn và đầy đủ khi kết thúc hợp đồng nếu không có vấn đề gì.

Nghĩa vụ của bên thuê

Bên thuê có nghĩa vụ thanh toán tiền thuê đầy đủ và đúng thời hạn theo thỏa thuận. Chậm thanh toán có thể dẫn đến phạt tiền hoặc chấm dứt hợp đồng.

Sử dụng container đúng mục đích đã cam kết trong hợp đồng. Không được tự ý thay đổi kết cấu, cải tạo hoặc sửa chữa container nếu không có sự đồng ý của bên cho thuê. Bảo quản container cẩn thận, thực hiện vệ sinh định kỳ và thông báo ngay cho bên cho thuê khi phát hiện hư hỏng.

Không được cho người khác thuê lại container hoặc chuyển nhượng hợp đồng thuê nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của bên cho thuê. Mua bảo hiểm cho hàng hóa và tài sản bên trong container vì bên cho thuê thường chỉ chịu trách nhiệm về kết cấu container, không chịu trách nhiệm đối với tài sản bên trong.

Khi kết thúc hợp đồng, trả lại container trong tình trạng tốt như khi nhận, đã được vệ sinh sạch sẽ và không còn tài sản cá nhân bên trong. Chịu trách nhiệm sửa chữa hoặc bồi thường các hư hỏng do mình gây ra.

Quyền của các bên

Bên thuê có quyền kiểm tra container trước khi nhận, từ chối nhận nếu không đúng cam kết và yêu cầu thay thế. Yêu cầu bên cho thuê sửa chữa các hư hỏng trong thời gian thuê nếu không do lỗi của mình. Được gia hạn hợp đồng nếu có nhu cầu và đơn phương chấm dứt hợp đồng sớm theo điều khoản đã thỏa thuận.

Bên cho thuê có quyền kiểm tra tình trạng container định kỳ với sự thông báo trước hợp lý. Thu hồi container nếu người thuê không thanh toán tiền thuê hoặc vi phạm nghiêm trọng hợp đồng. Giữ lại toàn bộ hoặc một phần tiền cọc để trang trải chi phí sửa chữa nếu container bị hư hỏng.

Điều khoản bảo hiểm và rủi ro

Hợp đồng cần quy định rõ trách nhiệm bảo hiểm. Bên cho thuê thường mua bảo hiểm cho chính container để bảo vệ tài sản của mình khỏi các rủi ro như hỏa hoạn, thiên tai.

Bên thuê nên được khuyến khích hoặc yêu cầu mua bảo hiểm cho hàng hóa, thiết bị và hoạt động bên trong container. Hợp đồng cần làm rõ bên cho thuê không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại về tài sản hoặc thương tích xảy ra bên trong container do người thuê hoặc bên thứ ba gây ra.

Trách nhiệm trong trường hợp thiên tai, hỏa hoạn hay các sự kiện bất khả kháng cũng cần được quy định cụ thể. Thông thường các bên sẽ thỏa thuận miễn trừ trách nhiệm cho nhau trong các trường hợp này, nhưng cần có thỏa thuận về việc xử lý hợp đồng tiếp theo.

Điều khoản chấm dứt hợp đồng và xử lý vi phạm

Hợp đồng cần quy định các trường hợp được chấm dứt hợp đồng trước thời hạn như thỏa thuận chấm dứt của cả hai bên, vi phạm nghiêm trọng hợp đồng, hoặc sự kiện bất khả kháng kéo dài.

Quy trình chấm dứt hợp đồng phải rõ ràng, bao gồm thời gian thông báo trước, cách thức thông báo và các thủ tục cần thực hiện. Người thuê thường phải thông báo ít nhất 30 ngày trước khi muốn chấm dứt hợp đồng.

Hình thức xử lý vi phạm cũng cần được nêu rõ. Nếu một bên vi phạm nghĩa vụ, bên kia có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại hoặc chấm dứt hợp đồng. Mức phạt vi phạm thường được tính theo tỷ lệ phần trăm của giá trị hợp đồng hoặc số tiền cụ thể.

Điều khoản giải quyết tranh chấp cần nêu rõ phương thức ưu tiên thương lượng hòa giải. Nếu không đạt được thỏa thuận, tranh chấp sẽ được đưa ra Tòa án hoặc Trọng tài có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Quy trình hoàn tất thủ tục thuê container

Đàm phán và thống nhất điều khoản

Sau khi tìm hiểu và lựa chọn được đơn vị cho thuê phù hợp, hai bên tiến hành đàm phán về giá thuê, thời gian, điều kiện giao nhận và các điều khoản khác. Đừng ngại đặt câu hỏi và yêu cầu giải thích về những điểm chưa rõ trong hợp đồng mẫu.

Một số điểm thường được đàm phán bao gồm mức giá thuê, tiền cọc, chi phí vận chuyển, quyền gia hạn và điều kiện chấm dứt sớm. Hãy cố gắng thương lượng để đạt được điều khoản có lợi nhất cho mình trong khi vẫn đảm bảo công bằng cho cả hai bên.

Ký kết hợp đồng chính thức

Khi đã thống nhất tất cả các điều khoản, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng. Hợp đồng thuê container cần được lập thành ít nhất 2 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một bản gốc.

Người ký hợp đồng phải có thẩm quyền. Đối với doanh nghiệp là người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Hợp đồng cần ghi rõ ngày tháng năm ký, có chữ ký và đóng dấu của cả hai bên.

Nếu có tài liệu đính kèm như biên bản hiện trạng container, sơ đồ vị trí đặt container, hướng dẫn sử dụng, cũng cần được ký xác nhận và lưu giữ cùng hợp đồng.

Thanh toán và nhận container

Sau khi ký hợp đồng, người thuê thực hiện thanh toán tiền cọc và tiền thuê kỳ đầu theo thỏa thuận. Giữ lại tất cả chứng từ thanh toán như biên lai, chứng từ chuyển khoản để làm bằng chứng.

Bên cho thuê sẽ tiến hành vận chuyển và lắp đặt container tại địa điểm đã thỏa thuận. Khi nhận container, hãy kiểm tra kỹ lưỡng theo biên bản hiện trạng đã ký. Nếu phát hiện sai lệch, cần lập biên bản ghi nhận ngay tại thời điểm giao nhận.

Sau khi kiểm tra và đồng ý, hai bên ký biên bản giao nhận container. Biên bản này rất quan trọng, là căn cứ để so sánh tình trạng container khi trả lại sau này.

Lưu ý quan trọng trong quá trình thuê

Trong suốt thời gian thuê, hãy bảo quản container cẩn thận và sử dụng đúng mục đích. Thực hiện vệ sinh định kỳ và kiểm tra tình trạng container thường xuyên để phát hiện sớm các vấn đề.

Thanh toán tiền thuê đầy đủ và đúng hạn để tránh phạt chậm thanh toán hoặc ảnh hưởng đến uy tín. Nếu có khó khăn về tài chính, hãy chủ động liên hệ với bên cho thuê để thương lượng giải pháp thay vì để xảy ra vi phạm hợp đồng.

Nếu phát hiện hư hỏng hoặc sự cố kỹ thuật, thông báo ngay cho bên cho thuê để được hỗ trợ sửa chữa. Không tự ý sửa chữa hoặc thay đổi kết cấu container vì điều này có thể vi phạm hợp đồng và mất quyền yêu cầu bảo hành.

Ghi chép cẩn thận các sự kiện quan trọng như ngày thanh toán, ngày bảo trì, sự cố và cách xử lý. Những thông tin này có thể hữu ích khi có tranh chấp hoặc khi gia hạn hợp đồng.